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发表于 2015-10-29 12:28
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来自： 中国河北秦皇岛
英文信函的基本部分主要包括以下几部分：
1、信头(Letter Head)信头是指信纸上印刷或打印的发信人的基本情况，其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，当我们撰写信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号和日期(Reference and Date)由于公司来往信函较多，为方便双方事后查找，一般每封信函须编函电号，其前就可以印上“Our ref:”（我方编号）, “Your ref:”（你方编号），一般放在日期上面。编号中字母一般使用单位或人名缩写。
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如June 10, 2015；10 (th) June, 2015 (英式写法)。可想而知，如果示例中表示为6，10,2015，没有人告诉你是英式还是美式写法，我们无法知道这是几月几日。
3、封内名称及地址(Inside Name and Address)封内名称及地址(Inside Name and address)，即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时，如果收函人为个人或以人名为公司名称时，应在名称之前，冠以适当的敬称或头衔，例如：Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于称呼单位，严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如：
Mr. Michael H. Dickinson (收函人为个人)Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名为公司名称)China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名为公司名称)
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地址的书写格式与信封相同。
4、称呼(Salutation)在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。
注意：称呼的第一个字母和头衔要大写。如果收函人为个人时，可以用 ear Sirs,/Gentlemen。在知道收信人名字时，我们可以用：Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller等。称呼后的标点：Dear后一般用逗号(comma)；Gentlemen后一般用冒号(colon)，或者不用任何标点。
如果要细究的话，称呼有英式美式之分，如英式称呼：Dear Sirs/Madame,美式称呼：Gentlemen/Ladies
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5、正文(Body of Letter/Message)开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综 合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。如：Thank you for your letter of May 20 inquiring about our products.
信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，尽量要考虑到整齐美观。正文的主体部分书写要开门见山，简单明了，言简意赅。如：We’d like to enclose our catalogue and pricelist for your reference.
正文结束主要表达写信人的希望、愿望与要求等。如：I’m looking forward to your early reply/your first order.
6、结尾敬语(Complimentary Close)英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
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7、签名(Signature)签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
如 SMITH & SON COMPANYHandwritingEdward N. MegayManager, Sales Department此外，有时候在商业信件中我们常用P.P. 表示代理签字。
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发表于 2015-10-18 23:05
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